会議を有効活用する(5)

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■会議を有効活用する
改善提案、要望等の議論はリアルタイム(思いついたらすぐに)でするものなのでしょうか?

会議というものを設定し、そこで改善策に対する承認を実施する
この会議は毎週1回開かれる
とルールきめをしましょう

期限設定をしないことはPDCAサイクルを回すうえで
非常に厄介なことだからです
期限がないという事は、資料の品質をいつまでも上げることができる
それゆえに、要望案を出すタイミングを逃してしまいます
また、承認について複数人で実施する場合には、
各々のスケジュールもあるので、決められた時間と場所をあらかじめセットして
承認者は必ず出席してもらうことが
承認を早くするポイントです

しかし、会議というのは限られた時間で、複数の人間の予定を頂いてと・・・
とてもコストがかかる割にはなにも売上利益を出さないものです
これからの売上利益改善、企業理念達成に向けて何か決めることができるか
できないかで会議の在り方が大きく違います

ですので
改善要望の承認を会議で得る場合には
前もって上長に、改善要望のパワポをまとめて
最初に合った条件である
・企業理念に合致するか?
・利益や効果が得られるのか?
・実現可能か?
・明確な根拠をデータを基に示すこと
・すぐに実行できるところまで考えられているか
・(自分の責任範囲を超えるような提案の場合)すぐに上層部へ相談できる資料がそろっているか
に合致するのか判断してもらいます

会議の場で、最初の大前提であるこれらの
条件を満たしていないのに、企画案が出てきても
やり直しになるだけで時間の無駄ですので
事前の確認作業も非常に大事と思います

まずは上長に見てもらい
1回の会議で承認されるようにしましょう

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