タスクを最速で終わらせるには

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■依頼されたら依頼事項・期限を合意する
会社に新しく入社した場合には
何をしたらよいのだろうかと戸惑う場面がある
そんな中で、上司からの依頼が少しずつであるが舞い込んでくる

この依頼には
・やってほしいこと
・期限
があるはずだ
もしかすると、少し有能ではない上司にあたった場合は
依頼事項の期限を言わない場合もある
その場合はこの依頼はいつまでに実施すればよいか確認する必要がある
場合によっては、上司がやってほしいことと、依頼者が想像しているものが
違う場合もある

要は上司から依頼されたときに
しっかりと上司がしてほしい成果、納品物を上司に提供しなければならない
そのためには
どういうことをやってほしいのかのすり合わせが必要である
パワーポイントでの資料を頼まれたのなら
大まかなパワーポイントの絵をペンで描いて
上司とどういう成果物にするかを合意することが大事だ

また、期限を言わない上司もいるし
言われたことは大至急取り組めという上司もいる
しかし、聞きづらい状況でも
いつまでに?という期限を決めましょう
上司が言ってこない場合は、できるだけ長い日付
例えば、来週の月曜日までで良いでしょうか?
とこちらから期限を決めにかかる

そうして
・やってほしいこと
・期限
をお互いに合意する

そこから初めて作業が始まる

■仕事を早く終わらせるコツは
実は、昨今の働き方改革などで難しい会社もあると思いますが
上司から依頼されたら、その日のうちに
70%ほどの完成度まで、納品物を持っていくことが
仕事を早く終わらせるこつだ

70%ほどの完成度まで来たら
翌朝一番で
「こんな感じでよろしいでしょうか?」
と上司に伺いを立てる

依頼に対する成果物・納品物とは、依頼者が納得する、依頼者が希望するも
のができたのかである

自分の中で緻密に計算やデザインを考えても
依頼者との考えに食い違いが出た場合には
最初からやり直しである
それを防ぐために
できるだけ早い段階で、依頼者に見てもらう必要がある

しかも期限は来週の月曜日といったのに、翌朝持っていくと
スピードが速いので
完成度は完璧ではなくても、怒られることはない

翌朝にみてもらっても、やはり成果物の食い違いは出てくる
しかし、依頼者はおそらく資料を見て、
修正点を上げてくれる
そこが依頼者が気にしているポイントである

上司への確認後に
その修正点と資料の体裁を整えたら
もうほぼほぼ資料は完成となる

できれば
修正点を挙げてもらった
翌日に見せると、ほとんどがこれでOKとなる

普通に期限の日に提出すると
依頼者と作業者の間で食い違いが必ず発生し、時には大きなものになる
さらに、依頼というのは依頼した日から日数が経つにしたがって
上司の中でのその資料に対する期待度があがり
(実は上司は毎日タスク管理をしており、この依頼について
しっかりやっているのか、やっていないのか分からないが
期限を決めたから、期限までじっと待つことにしようと
かなりのストレスを抱えている場合が多い)
「なんで、あんなに時間があったのに、これだけの資料しかできないんだ!
」と言われてしまう
依頼を受けたら、すぐに全力で取り組むと承認されて
期日ギリギリまで、資料を詳細まで時間をかけて作ると承認されない
時間は後者の方がかかっているのに認められない現象が起こる

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